DISKOMINFOSTANDI – Pemerintah Kabupaten Mahakam Ulu melalui Bagian Kesejahteraan Rakyat (Kesra) berkomitmen mempercepat digitalisasi arsip rapat di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Komitmen ini ditegaskan dalam kegiatan uji coba sistem data, pelatihan unggah dokumen rapat, serta pendampingan teknis kearsipan yang berlangsung di Ruang Rapat Lantai 3 Kantor Bupati Mahulu, Jumat (29/08/2025).
Kegiatan ini diikuti perwakilan sejumlah OPD secara terbatas, dengan prioritas sekretariat dan perangkat terkait sebagai tahap awal penerapan sistem digital.
Kasubag Perpustakaan dan Arsip Bagian Kesra, Agnes Luaq, S.Pd, SD, menjelaskan kegiatan ini bertujuan memperkenalkan sekaligus melatih penggunaan sistem digital dalam pengelolaan arsip rapat.
“Nantinya seluruh OPD diwajibkan mengunggah dokumen penting rapat ke dalam sistem yang sudah disiapkan,” ujarnya
Data yang diunggah mencakup undangan rapat, materi, notulen, hingga dokumentasi foto. “Semua arsip dimasukkan ke dalam folder khusus melalui link yang sudah disediakan. Dengan sistem ini, pimpinan daerah maupun pimpinan OPD tetap bisa memantau jalannya rapat meskipun tidak hadir secara langsung,” tambahnya
Menurutnya, langkah digitalisasi ini sejalan dengan arahan pemerintah pusat. “Digitalisasi arsip bukan hanya kebutuhan lokal, melainkan bagian dari kebijakan nasional. Arsip digital juga menjadi solusi ketika arsip fisik hilang atau rusak, karena data tetap aman tersimpan dalam sistem,” tegasnya
Agnes menambahkan, penerapan digitalisasi arsip di Mahulu nantinya akan terhubung dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). “Segala bentuk arsip, bila memungkinkan, harus diarahkan ke digitalisasi. Ke depan, ini bukan lagi sekadar harapan, melainkan kewajiban,” ungkapnya
Ia juga mendorong agar hasil pelatihan tidak berhenti hanya sebagai pengetahuan, melainkan langsung diterapkan. “Kami dorong OPD membuat link khusus sebagai wadah pengumpulan data rapat. Dengan begitu, arsip lebih terorganisasi dan mudah diakses,” harapnya
Selain itu, Kesra juga merencanakan pengembangan sistem berbasis web dengan kapasitas lebih besar. “Ke depan, alangkah baiknya Kesra memiliki web tersendiri khusus pengelolaan arsip digital. Namun tentu kami tidak bisa berjalan sendiri, perlu dukungan dan kolaborasi lintas instansi, terutama Kominfo dan Prokopim,” jelasnya
Menutup sambutannya, Agnes mengajak seluruh peserta mengikuti pelatihan dengan serius agar tujuan digitalisasi arsip rapat dapat segera terwujud.
“Semoga kegiatan ini bermanfaat, mudah dipahami, dan memberikan dampak positif bagi peningkatan kualitas pengelolaan arsip rapat di Mahakam Ulu,” pungkasnya (BBL/Jo/AI)
Tidak ada Komentar